Документы и согласования

Раздел закрывает путь бумаги: собрать договор или акт по готовому образцу, провести его через согласующих, подписать — и через год суметь ответить, кто именно и что именно подписал.

Документ и просто файл — это разное

В разделе живут две вещи. Вложение — любой файл, прикреплённый к записи: скан, фотография, презентация. Документ — файл с номером, статусом, автором и историей решений.

Признак, по которому их различают: если про файл кто-то спросит «а это какая версия и кто её утвердил», это документ. Если такой вопрос невозможен, хватит вложения.

Кто видит запись, тот видит и прикреплённые к ней файлы: право читать их и прикреплять новые наследуется от самой карточки. Отдельно выдаётся только право удалять вложения.

Как появляется документ

Документ не набирают в системе — его получают по шаблону документа. Шаблон готовит администратор: файл-образец с местами для подстановки, правила нумерации (префикс, формат номера и сброс счётчика — ежегодно или без сброса) и вид записи, из которой берутся данные.

Дальше документ выпускают по конкретной записи — сделке, компании, контакту: подстановки заполняются из неё, а номер выдаёт система, и он больше не меняется никогда. Отключённый шаблон остаётся в системе ради истории прошлых документов, но новые документы по нему не выпускаются.

Путь документа

Документ рождается черновиком, уходит на согласование и заканчивается одним из двух решений: «Согласован» или «Отклонён». Пока решения нет, отправитель может вернуть документ в черновик — это отзыв, а не отказ.

Решение окончательно: переиграть согласование или отклонение нельзя. Чтобы что-то поправить после решения, делают новую версию — новый черновик с новым номером и ссылкой на предыдущую версию. Прежний документ остаётся нетронутым, и цепочка версий показывает, как менялись договорённости.

Кто согласует

Решение принимает человек, которому выдано право согласовывать. Если в компании описан маршрут согласования, к документу добавляются шаги: у каждого шага свой согласующий, свой срок и своё решение — «Ожидает», «Согласовано», «Отклонено», «Возвращено», «Просрочено» или «Отменено». Шаги видны прямо на карточке документа, вместе с комментариями.

«Возвращено» — не отказ, а просьба доработать; для отклонения и возврата маршрут может требовать обязательный комментарий. «Просрочено» означает, что срок шага прошёл, а решения не было. «Отменено» — процесс, создавший шаг, завершился раньше, чем по шагу приняли решение.

Делегирование согласования — способ не остановить работу на время отпуска: вы указываете, кому и на какой период передаёте свои согласования. Система подставит замещающего при назначении шага, и в шаге останется видно, от кого он перенаправлен.

Подписание

Подписывают только согласованный документ. Сотрудник компании подтверждает подписание одноразовым кодом, который приходит ему на почту. Внешнему человеку, у которого доступа в систему нет, уходит ссылка на отдельную страницу: там он читает документ и подтверждает подписание таким же кодом.

Каждый запрос на подпись — отдельная запись со своим состоянием: «Ожидает подписания», «Подписано», «Отклонено», «Просрочено» или «Отозвано». Пока запрос ждёт, инициатор может отозвать его.

Подписанный документ становится неизменным: его нельзя ни исправить, ни удалить. Это и есть смысл подписи — она относится к конкретному тексту, а не к названию файла.

Границы

• Раздел не редактирует текст документа. Правки вносят в шаблон — тогда они подействуют на будущие документы — или выпускают новую версию.
• Раздел не хранит переписку с контрагентом: обсуждение живёт в контакт-центре, письма — в разделе «Почта».
• Маршрут согласования здесь не рисуется: маршрут — это настроенный процесс, см. «Процессы».
• Напоминание «подписать до пятницы» — это задача, а не свойство документа.
• Удаление документа обратимо, как и в остальной системе («Удаление и восстановление»); исключение — подписанный документ, который не удаляется вовсе.