Задача
Задача — это одно дело с ответственным и сроком. Карточка задачи разделена на четыре группы: «Основное» (что нужно сделать), «Срок» (когда и кто), «Связь» (к какой записи это относится) и «Организация» (кому принадлежит задача). Ниже разобрано каждое поле: что оно значит, что произойдёт, если его заполнить, и что произойдёт, если оставить пустым.
Обзор всего раздела — на странице «Задачи».
Название
Короткая формулировка дела — то, что вы увидите в списке и в уведомлении. Единственное поле, без которого задачу не создать: пустое название или название из одних пробелов система не примет.
Название стоит начинать с глагола и писать так, чтобы его было понятно без открытия карточки. «Позвонить Иванову по счёту 4471» работает; «Иванов» заставит открывать задачу, чтобы вспомнить, о чём она.
Длина ограничена 500 символами. Если формулировка не помещается, это почти всегда признак того, что подробности место в описании, а не в названии.
Описание
Многострочный текст с подробностями: что уже выяснено, о чём договорились, что нужно проверить. Поле необязательное и в списке задач не показывается — оно для того, кто уже открыл карточку.
Описание участвует в поиске наравне с названием, поэтому упомянутый в нём номер счёта или фамилия помогут найти задачу позже.
Статус
Состояние дела. Новая задача создаётся открытой; дальше состояние меняется по мере работы. Статус — это не тег и не приоритет: он отвечает ровно на один вопрос — сделано или нет.
Два состояния означают, что работа закончена: «Завершена» и «Отменена». Разница между ними в том, чем закончилась работа, и её стоит соблюдать: отменённые задачи показывают, сколько дел оказалось лишними, а завершённые — сколько сделано.
Открыта
Дело зафиксировано, но к нему ещё не приступали. Это состояние по умолчанию — его же получает и задача, созданная системой по настроенному процессу.
В работе
Кто-то занялся задачей прямо сейчас. Состояние полезно, когда задачи разбирает несколько человек: оно показывает, что дело уже взяли, и не даёт заняться им второй раз.
Завершена
Дело сделано. Момент перевода в это состояние сохраняется отдельно, и по нему потом видно, уложились ли в срок.
Отменена
Дело больше не нужно: клиент отказался, договорённость отменилась, задачу поставили по ошибке. Отменённая задача остаётся в системе — в отличие от удалённой, она честно показывает, что дело было и от него отказались.
Приоритет
Насколько дело важнее остальных. Приоритет ни на что не влияет автоматически: он не двигает срок и не рассылает уведомления. Это подсказка человеку — по какому делу браться первым, когда открытых задач больше, чем времени.
Новая задача получает обычный приоритет. Менять его имеет смысл только тогда, когда отклонение от обычного действительно есть: если срочна каждая вторая задача, поле перестаёт что-либо значить.
Низкий
Сделать стоит, но сдвиг никого не подведёт. Обычно это дела «когда дойдут руки».
Обычный
Приоритет по умолчанию. Большая часть задач должна оставаться здесь — именно на этом фоне видны остальные три.
Высокий
Разобрать раньше обычных дел. Уместен, когда задержка чем-то ощутимо обойдётся: клиент ждёт ответа, сделка стоит.
Срочный
Заняться немедленно, отложив прочее. Это исключение, а не способ обозначить «важно».
Срок
Дата и время, к которым дело должно быть сделано. Именно по этому полю система понимает, что задача просрочена: когда указанный момент прошёл, а статус всё ещё «Открыта» или «В работе», ответственный получает сообщение о просрочке.
Сообщение о просрочке приходит оди н раз на один переход через срок, а не на каждую проверку — иначе просроченная задача засыпала бы почту. Если срок после этого перенести вперёд, задача перестаёт считаться просроченной, и при следующем переходе через новый срок предупреждение придёт снова.
Срок можно не указывать. Тогда задача не просрочивается никогда — это нормально для дел вида «когда-нибудь», но такие задачи легко теряются: о них не напомнит ничто, кроме вас.
Напомнить
Момент, когда система пришлёт напоминание о задаче. Поле не связано со сроком и живёт отдельно: напомнить можно за день до срока, в день срока или вообще у задачи без срока.
Разница между сроком и напоминанием такая. Срок — это обещание: он определяет, считается ли дело просроченным. Напоминание — это будильник: оно ничего не обещает и ни на что не влияет, кроме одного сообщения в назначенное время.
Напоминание приходит исполнителю; если исполнитель не назначен — тому, кто создал задачу. Уже завершённые и отменённые задачи не напоминают о себе. Как и предупреждение о просрочке, напоминание приходит один раз; чтобы оно пришло снова, момент напоминания нужно перенести.
Исполнитель
Сотрудник, который делает задачу. Именно он получает напоминания и предупреждения о просрочке, и именно по этому полю руководитель отбирает задачи своей команды.
Поле необязательное, и это осознанно: задача, созданная настроенным процессом, поначалу может быть ничьей — её кладут в общую очередь, откуда сотрудники разбирают дела сами. У задачи без исполнителя нет адресата напоминаний, кроме её создателя.
Исполнитель и создатель — разные люди и разные поля. Если сотрудника удалят из системы, задача не исчезнет: она останется без исполнителя, и её можно будет передать другому.
Папка
Место задачи в дереве папок — способ разложить дела по проектам, направлениям или клиентам и работать не со всем списком сразу, а с его частью.
Папка необязательна: задача без папки лежит в общем списке и никуда не пропадает. Если папку удалить, лежавшие в ней задачи не удаляются — они просто перестают быть в папке.
Связанная запись
Запись, к которой относится дело: конкретный клиент, сделка, документ. Указав её, вы получаете два эффекта сразу: задача появляется на карточке этой записи, и человек, открывший задачу, одним переходом попадает к предмету разговора.
Сначала выбирается вид записи, потом сама запись — список для выбора зависит от вида. Связь необязательна: бывают дела, не относящиеся ни к чему конкретному.
Что происходит при удалении
Удалённая задача не ст ирается: она скрывается из списков и поиска и может быть восстановлена. Подробно — в разделе «Удаление и восстановление».