Контакты и компании

Раздел отвечает на вопрос «с кем мы работаем». Это адресная книга компании, устроенная так, чтобы у каждого человека и каждой организации была одна карточка, а не пять записей в почте, в мессенджере и в чьём-то телефоне.

Всё остальное в системе опирается на эти карточки: сделка ведётся с контактом, документ выпускается на компанию, диалог связывается с человеком, который написал.

Человек и организация

Контакт — человек: фамилия, имя, отчество, должность, день рождения, компания, в которой он работает.

Компания — организация: название, организационно-правовая форма (ООО, АО, ПАО, ИП, самозанятый или иное), ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес, телефон, почта, сайт.

Контакт может быть привязан к компании, а может жить сам по себе: если вы работаете с частными клиентами, компании просто не заводятся, и ничего не ломается.

У контакта и у компании есть ответственный, команда и папка. Это не украшение карточки: именно по ним раздаются права — «свои записи», «записи моей команды», «всё в этой папке».

Каналы связи

Телефон и почта видны прямо в карточке контакта, но настоящий список способов связи — это каналы связи: телефон, Email, Telegram, WhatsApp. У каждого канала есть метка («Рабочий», «Мобильный», «Домашний», «Другой») и признак основного. Основной канал каждого типа один; он и показывается в карточке.

Каналы стоит заполнять не ради полноты. По ним система узнаёт человека во входящем потоке: сообщение из мессенджера или письмо связывается с карточкой по каналу. Не записан мессенджер — обращение придёт «от неизвестного», и оператору придётся связывать его с контактом руками.

Реквизиты

У компании может быть несколько наборов банковских реквизитов: название набора, банк, БИК, расчётный счёт, корреспондентский счёт. Один из наборов помечается основным. Несколько наборов — норма, а не ошибка: организация вполне может держать счета в разных банках.

Типовая работа

Появился новый клиент — заводят контакт и сразу вносят способы связи каналами, а не только в поле «Телефон». Если это организация — заводят компанию, привязывают к ней людей и вносят реквизиты, когда дело доходит до договора. Дальше на эти карточки ссылаются сделки, диалоги и документы, и именно поэтому карточку стоит завести один раз и в одном месте.

Границы

• Раздел не хранит переписку. Сообщения из чатов — в контакт-центре, письма — в разделе «Почта»; здесь только адреса, по которым связь возможна.
• Раздел не хранит деньги и договорённости — это сделки и документы.
• Раздел не ведёт рассылки и списки для маркетинга.
• Свои поля — сегмент, отрасль, источник лида в вашей терминологии — добавляются через конструктор модели данных, а не в этот раздел.
• Удаление карточки обратимо: она пропадает из списков и поиска, но связи с ней не рвутся — см. «Удаление и восстановление».